DERECHO

¿Cómo se conforma un expediente?

La formación de un expediente, cualquiera que éste sea, es una manifestación del deber de documentación que tiene su origen en la necesidad de acreditar fehacientemente actos, hechos o actuaciones, siguiendo un orden lógico, de acuerdo a cuándo se produjeron los hechos.(…). 

Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, Nº 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001.  

Artículo 81. “De las actuaciones realizadas de conformidad con el artículo 77 de esta Ley, se formará expediente y se dejará constancia de sus resultados en un informe, con base en el cual el órgano de control fiscal, mediante auto motivado, ordenará el archivo de las actuaciones realizadas o el inicio del procedimiento previsto en el Capítulo IV de este Título, para la formulación de reparos, determinación de la responsabilidad administrativa o la impsosición de multas, según corresponda.”

Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.240 de fecha 12 de agosto de 2009.

“Artículo 73. Cuando un órgano de control fiscal considere que existen méritos suficientes que permitan presumir la ocurrencia de actos, hechos u omisiones contrarios a una disposición legal o sublegal; que se ha causado daño al patrimonio público, si fuere el caso, así como la procedencia de acciones fiscales relativas a la declaratoria de responsabilidad administrativa, o a la formulación de reparos, dictará el auto de proceder que encabezará el expediente que formará al efecto y deberá contener, al menos, lo siguiente:

(…) 5. La orden de que se practiquen todas las diligencias necesarias a fin de verificar la ocurrencia de los actos, hechos u omisiones presumiblemente irregulares y se forme el correspondiente expediente, en el cual se insertarán en original o copia debidamente certificada, todos los documentos que se recaben con ocasión de la investigación. (…)

Introducción
 

La Contraloría General de la República, la Contraloría de los Estados, de los Distritos, Distritos Metropolitanos y de los Municipios; la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional y las Unidades de Auditoría Interna, son órganos de control fiscal con competencia para realizar investigaciones a objeto de comprobar la trasgresión de una norma legal o reglamentaria, establecer el monto de los daños causados al patrimonio público, si fuere el caso, así como identificar y determinar el ejercicio de acciones fiscales. 

El presente trabajo fue realizado con el propósito de coadyuvar en la correcta formación del expediente administrativo instruido por el órgano de control fiscal respectivo, el cual es el acopio ordenado de todas las actuaciones realizadas en el decurso del procedimiento investigativo y que viene a constituir la materialización formal de la potestad de investigación.

Básicamente, se utilizaron disposiciones normativas y de procedimientos relativos a la investigación administrativa, previstos en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, su Reglamento y en el Manual de Normas y Procedimientos en Materia de Potestad Investigativa dictado por la Contraloría General de la República.

Se describe de manera detallada y sencilla, cada una de las actividades que deben cumplirse durante la formación del expediente administrativo, para lo cual se tomaron como referencia, formularios, modelos de oficios, informes y autos contenidos en el Manual de Normas y Procedimientos en Materia de Potestad Investigativa de la Contraloría General de la República.

Fuente